🌐 Ngôn ngữ: 🇻🇳 Tiếng Việt (hiện tại) · 🇬🇧 English
InOut — Phần 5: Xuất file, in ấn, tồn kho tự động & lịch sử
Giới thiệu
Tài liệu này gộp các chức năng dùng chung của plugin InOut: xuất Excel/PDF cho chứng từ, cơ chế tồn kho tự động, phân loại chi phí và lịch sử thao tác. Dành cho kế toán và quản lý cần in chứng từ, đối chiếu tồn kho và kiểm soát ai làm gì. Đọc xong bạn biết lấy file ở đâu, ai đang điều khiển tồn kho, và tra cứu lịch sử thế nào.
1. Xuất dữ liệu & in ấn
Plugin xuất được các chứng từ sau:
| Loại tài liệu | Định dạng | Nội dung |
|---|---|---|
| Đơn nhập hàng | Excel (.xlsx), PDF | Chi tiết sản phẩm, chi phí, lịch sử thanh toán |
| Đơn trả hàng | Excel (.xlsx), PDF | Chi tiết sản phẩm trả, chi phí, hoàn tiền |
| Phiếu thu / Phiếu chi | Mẫu phiếu chuẩn có ô chữ ký | |
| Sổ thu chi | Excel (.xlsx) | Danh sách phiếu theo khoảng thời gian đang lọc |
| Báo cáo công nợ | Excel (.xlsx) | Tổng hợp công nợ khách hàng và nhà cung cấp |
| Chi tiết công nợ một đối tác | Excel (.xlsx), PDF | Từng đơn, phiếu thu/chi, số dư đầu kỳ, công nợ thực |
Cách lấy: mở trang chi tiết chứng từ (hoặc trang danh sách / công nợ) và nhấn Export Excel / Export PDF. File tải về đặt tên theo mã chứng từ và ngày xuất (ví dụ PO_PO-20261003-0001_20261003.pdf), nên lưu nhiều lần không ghi đè nhau.
Mọi file dùng mẫu chứng từ doanh nghiệp: logo và tên cửa hàng, bảng dữ liệu có định dạng, ô chữ ký. Số tiền theo đồng tiền cơ sở của cửa hàng.
Chữ ký trên chứng từ
| Loại chứng từ | Ô ký 1 | Ô ký 2 | Ô ký 3 |
|---|---|---|---|
| Đơn nhập hàng | Người lập đơn hàng | Người bán hàng | — |
| Đơn trả hàng | Người lập đơn hàng | Người nhận hàng | — |
| Phiếu thu | Người lập phiếu | Người nộp | Thủ quỹ |
| Phiếu chi | Người lập phiếu | Người nhận | Thủ quỹ |
| Chi tiết công nợ | Người lập | Đối tác/Khách hàng | — |
2. Tồn kho tự động
flowchart LR
P["Nhận hàng<br/>(đơn nhập)"] -->|tăng| K["Tồn kho sản phẩm"]
R["Trả hàng<br/>(đơn trả)"] -->|giảm| K
S["Bán hàng<br/>(S-Cart)"] -->|giảm| K
P -.->|có đơn giá| C["Tính lại giá vốn TB"]
| Thao tác | Ảnh hưởng tồn kho | Quản lý bởi |
|---|---|---|
| Nhận hàng từ đơn nhập | Tồn kho tăng theo số thực nhận | InOut |
| Giảm số thực nhận đã ghi | Tồn kho trừ lại phần chênh | InOut |
| Trả hàng cho nhà cung cấp | Tồn kho giảm theo số thực trả | InOut |
| Bán hàng cho khách | Tồn kho giảm theo đơn bán | S-Cart |
| Hủy đơn nhập (chưa nhận) | Không ảnh hưởng | — |
Khi nhận hàng có đơn giá, hệ thống tính lại giá vốn trung bình của sản phẩm theo bình quân gia quyền — chỉ tính lúc nhận, không tính lại cho các lần nhận trước.
Tóm lại: InOut quản lý kho chiều nhập vào và trả ra; chiều bán ra do S-Cart xử lý (Quản lý tồn kho sản phẩm).
3. Phân loại chi phí
Khi thêm chi phí phụ vào đơn nhập/đơn trả, chọn một nhóm để sau này lọc và tổng hợp:
| Nhóm | Ví dụ |
|---|---|
| Vận chuyển | Phí ship nội địa, quốc tế |
| Bảo hiểm | Bảo hiểm hàng hóa |
| Thuế nhập khẩu | Thuế hải quan |
| Bốc xếp / Xử lý | Phí bốc dỡ, đóng gói |
| Khác | Khoản phát sinh khác |
4. Lịch sử & kiểm soát
Mọi thao tác nghiệp vụ đều được ghi lại: ai tạo đơn, ai nhận hàng và bao nhiêu (số cũ → số mới), ai ghi thanh toán/hoàn tiền, ai hủy đơn, ai tạo/sửa/xóa phiếu thu chi, ai nhập/xóa số dư đầu kỳ — kèm thời điểm. Lịch sử hiển thị ở mục Lịch Sử Thao Tác trong trang chi tiết của từng đơn/phiếu. Phiếu thu chi bị xóa vẫn giữ lại dấu vết (ai xóa, khi nào, nội dung phiếu).
Điều kiện & ràng buộc (hiểu trước khi thao tác)
- Cần quyền truy cập màn tương ứng (nhóm quyền Inout Cash là đủ) mới xuất được chứng từ — vì file chứa số liệu tài chính.
- File xuất phản ánh đúng dữ liệu tại thời điểm bấm xuất và bộ lọc đang áp dụng (khoảng thời gian, từ khóa tìm đối tác…). Muốn báo cáo cả năm thì chọn khoảng thời gian cả năm trước khi xuất.
- PDF cần máy chủ có font Unicode hỗ trợ tiếng Việt để hiển thị đúng dấu; mẫu đi kèm đã dùng font phù hợp.
- Tồn kho chỉ thay đổi qua nghiệp vụ nhận/trả hàng (InOut) hoặc bán hàng (S-Cart) — plugin không có ô sửa tồn kho tay, để mọi thay đổi đều có chứng từ.
- Giá vốn trung bình chỉ tính lại khi nhận hàng có đơn giá; không tính lại khi sửa đơn cũ.
Hỏi & Đáp (Q&A)
Câu 1: Tôi tìm nút xuất CSV nhưng không thấy?
→ Plugin xuất Excel (.xlsx), không có CSV. Dùng nút Export Excel; Excel mở trực tiếp được, giữ đúng định dạng số và tiếng Việt.
Câu 2: File PDF bị lỗi font tiếng Việt thì sao?
→ Mẫu dùng font hỗ trợ tiếng Việt. Nếu vẫn lỗi, kiểm tra máy chủ có đủ font Unicode; liên hệ hỗ trợ GP247 nếu cần.
Câu 3: Vì sao tồn kho không đổi khi tôi bán hàng?
→ Đó là chiều bán ra, do S-Cart trừ kho, không phải InOut. Kiểm tra cấu hình tồn kho của S-Cart.
Câu 4: Giá vốn trung bình có tính lại khi tôi sửa đơn nhập cũ không?
→ Không. Giá vốn chỉ cập nhật tại thời điểm nhận hàng; không tính lại khi chỉnh sửa đơn cũ.
Câu 5: Ai xem được lịch sử thao tác?
→ Người có quyền truy cập màn tương ứng. Lịch sử nằm trong trang chi tiết của từng đơn/phiếu.
Câu 6: Chữ ký trên Excel và PDF có giống nhau không?
→ Có. Cùng một loại chứng từ dùng cùng bộ chữ ký trên cả Excel lẫn PDF.
◀ Phần 4 — Đơn hàng bán · Mục lục
📅 Cập nhật lần cuối: 2026-10-03 · ✍️ Tác giả (Author): GP247